Sinau SLiMS 9 Bulian Stock Opname dan Menu Reporting

Kegiatan Sinau SLiMS 9 Bulian: Stock Opname dan Menu Reporting

Pada Sabtu, 30 Oktober 2021, telah diadakan kegiatan Sinau yang diselenggarakan oleh Komunitas SLiMS Jakarta bekerjasama dengan Hasan Digital. kegiatan diselenggarakan melalui Zoom Meeting dan dapat disaksikan kembali di Youtube Komunitas SLiMS Jakarta. Pada pertemuan kali ini, materi yang dibahas adalah kegiatan stock opname dan menu reporting pada SLiMS 9 Bulian. Kegiatan dimulai pada pukul 09.00 WIB dan selesai pada pukul 11.30 WIB. Moderator pada acara ini adalah Dani Awaluddin. Sebelum kegiatan inti dimulai, terlebih dahulu ada sambutan dari ketua Komunitas SLiMS Jakarta dan ketua Hasan Digital. Berlanjut kemudian kegiatan publikasi dan kegiatan inti. Materi Sinau disajikan oleh dua pemateri yaitu, Antonius Yulianus dan Faris Luthfan. Tujuan dari kegiatan Sinau adalah mengetahui sekaligus mempraktikkan bagaimana melakukan stock opname dengan menu stock opname yang ada di SLiMS 9 Bulian sekaligus mengetahui fungsi dari menu reporting. Kegiatan pembelajaran ini diharapkan dapat menambah pengetahuan pustakawan terhadap menu-menu di SLiMS 9 Bulian dan fungsinya serta melatih kemampuan pustakawan dalam mengelola koleksi perpustakaan.

Pembahasan Pemateri

  1. Antonius Yulianus (Pemateri Pertama)

Kegiatan stock opname harus mempertimbangkan perencanaan seperti waktu, anggaran dan proses pelaksanaannya. Fungsi dari kegiatan stock opname adalah menyambungkan antara data koleksi perpustakaan yang ada di dalam sistem dengan jumlah buku yang tersedia di rak perpustakaan. Pada SLiMS 9 Bulian, menu stock opname memiliki fasilitas untuk mencadangkan database yang mana menu ini berbeda dengan menu SLiMS sebelumnya.

Berikut merupakan tutorial melakukan kegiatan stock opname :

  • Log in ke SLiMS masuk ke inventarisasi
  • Masuk ke menu inventarisasi
  • Pilih menu inisialisasi untuk mulai proses inventarisasi. Setelah itu akan muncul sub menu yang terdapat dalam menu inventarisasi :
  • Rekaman inventarisasi à membuat nama inventarisasi, tanggal mulai, dan tanggal selesai. Nama inventarisasi bisa disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing.
  • Inventarisasi aktif à masuk ke proses inventarisasi à input kode eksemplar pada kolom dan klik ubah status.
  • Laporan inventarisasi à pada menu ini akan terlihat akan menampilkan proses inventarisasi yang sudah dilakukan, yaitu menampilkan nama inventarisasi, total eksemplar yang terinventarisasi, total eksemplar yang hilang, total eksemplar yang terpinjam, nama yang melakukan proses inventaris, dan tgl mulai-selesai proses inventarisasi.
  • Eksemplar hilang saat ini àmenampilkan kode eksemplar, judul,GMD, klasifikasi, tipe koleksi, nomor panggil buku yang statusnya hilang.
  • Catatan inventarisasi à rekam jejak proses sinventarisasi, menampilkan waktu dilakukannya inventaris, nama yang melakukan inventaris, dan pesan atau status keterangan. 
  • Unggah daftar à menu ini untuk mempermudah melakukan inventaris secara kolektif dengan cara mengkompilasi nomor eksmplar buku dalam format text dan unggah file. Untuk meminimalisir proses inventarisasi satu per satu
  • Resinkronasi à mensinkronasikan lang data bibliografi yang masuk dalam daftar inventarisasi.
  • Selesaikan inventarisasi à ketika ingin menyelesaikan stock opname, sebaiknya jangan buang data eksemplar yang hilang. Jadi dibiarkan saja, dan langsung selesaikan inventarisasi.
  • Faris Luthfan El Haidi (Pemateri Kedua)

Fungsi dari menu reporting adalah untuk menampilkan rekam jejak kegiatan pustakawan di sistem SLiMS. Rekapitulasi laporan-laporan yang terdapat dalam SLiMS bisa diunduh dan diserahkan sebagai laporan kepada pimpinan dan digunakan sebagai bahan evaluasi kinerja atau kegiatan lainnya yang membutuhkan laporan dari sistem. Adapun menu pada menu reporting/laporan adalah sebagai berikut :

  • LEMBAR PELAPORAN
  • Statistik Koleksi, menu-menunya adalah sebagai berikut : 
  • Judul keseluruhan à menampilkan judul keseluruhan yang tersimpan dalam SLiMS
  • Judul keseluruhan dengan eksemplar à menampilkan judul keseluruhan dengan jumlah eksemplar untuk setiap judulnya yang tersimpan dalam SLiMS
  • Eksemplar keseluruhan à menampilkan jumlah keseluruhan eksemplar yang tersimpan dalam SLiMS
  • Eksemplar yang dipinjam à menampilkan jumlah eksemplar yang sedang dipinjam
  • Total judul menurut GMD (tersedia dalam format grafik) à menampilkan jumlah judul menurut GMD
  • Total eksemplar menurut jenis koleksi (tersedia dalam format grafik) à menampilkan jumlah koleksi menurut jenis koleksi buku, jurnal, prosiding, dst.
  • Judul terpopuler à menampilkan 10 judul terpopuler dari seluruh koleksi yang tersimpan dalam SLiMS 
  • Laporan Peminjaman, menu-menunya adalah sebagai berikut :
  • Total peminjaman à menampilkan jumlah keseluruhan peminjaman yang sedang berlangsung
  • Total judul menurut GMD à menampilan jumlah keseluruhan judul berdasarkan GMD (text/grafik/dsb)
  • Total menurut jenis koleksi à menampilkan jumlah keseluruhan berdasarkan jenis koleksi (buku, jurnal, prosiding, dsb)
  • Total transaksi peminjaman à menampilkan jumlah keseluruhan transaksi peminjaman yang sedang berlangsung.
  • Rata-rata transaksi per hari à menampilkan jumlah transaksi peminjaman per hari. 
  • Transaksi tertinggi dalam sehari à menampilkan jumlah transaksi tertinggi per hari.
  • Anggota yang meminjam à menampilkan nama-nama anggota yang sedang meminjam buku
  • Anggota yang belum pernah meminjam à menampilkan nama-nama anggota yang belum pernah melakukan transaksi peminjaman
  • Total peminjaman terlambat à menampilkan nama-nama anggota yang terlambat mengembalikan buku.
  • Laporan Anggota, menu-menunya adalah sebagai berikut :
  • Total anggota terdaftar à menampilkan jumlah keselurhan anggota yang terdaftar dalam SLiMS
  • Total anggota yang aktif à menampilkan jumlah keseluruhan anggota teraktif yang melakukan transaksi di perpustakaan
  • Jumlah anggota menurut jenis keanggotaan à menampilkan jumlah keseluruhan nama-nama anggota berdasarkan jenis keanggotaannya
  • Total keanggotaan kedaluwarsa à menampilkan jumlah keseluruhan anggota yang masa aktif anggota nya sudah kedaluwarsa
  • 10 anggota paling aktif tiap bulannya bisa terdeteksi
  • PELAPORAN LAINNYA
  • Rekapitulasi à rekapitulasi koleksi beradasarkan jenis koleksi, bahasa (Indonesia/English/Arabic), nomor klasifikasi.
  • Daftar judul à rekapitulasi judul yang tersimpan dalam SLiMS
  • Daftar judul eksemplar à rekapitulasi judul berdasarkan eksemplar yang tersimpan dalam SLiMS
  • Statistik penggunaan koleksi à menampilkan kalkulasi berapa kali buku tsb dipinjam di setiap bulannya
  • Peminjaman berdasarkan klasifikasi à menampilkan rekapitulasi peminjaman berdasarkan nomor klasifikasi (tersedia dalam bentuk grafik)
  • Daftar anggota à rekapitulasi daftar anggota yang tersimpan dalam SLiMS
  • Daftar peminjaman anggota à rekapitulasi yang menampilkan nomor klasafikasi buku yang dipinjam, nama peminjam, tgl pinjam buku, dan tgl kembali buku.
  • Sejarah peminjaman à laporan peminjaman yang menampilkan klasifikasi buku, nama peminjam, kode eksemplar, tgl pinjam, tgl kembali, status peminjaman (sedang dipinjam/telah kembali).
  • Peringatan jatuh tempo à notifikasi melalui email kepada pemustaka untuk mengingatkan bahwa ada peminjaman yang harus dikembalikan sebelum jatuh tempo waktu pengembalian.
  • Daftar keterlambatan à menampilkan daftar keterlambatan terkait transaksi peminjaman.
  • Aktifitas staf à aktifitas staf selama mengoperasikan SLiMS; user yang log in dalam SLiMS, dan rekapitulasi jumlah-jumlah entri data bibliografi yang sudah dikerjakan, jumlah entri data eksemplar, jumlah entri data anggota, jumlah transaksi peminjaman, pengembalian, dan  perpanjangan yang sudah dikerjakan oleh setiap staf.
  • Statistic pengunjung à statistic pengunjung bulanan, ditampilkan dalam bentuk grafik yang berdasarkan tipe keanggotaan.
  • Statistic pengunjung perhari à statistik pengunjung harian ditampilkan dalam bentuk grafik
  • Daftar pengunjung à rekapitulasi visitor berdasarkan tipe keanggotaan, institusi asal.
  • Laporan denda à jumlah laporan denda setiap anggota yang memiliki keterlambatan secara keseluruhan
  • Laporan denda anggota àjumlah laporan denda setiap anggota yang memiliki keterlambatan secara lebih detail
  • Laporan perolehan à
  • Perhitungan unduhan à Laporan berapa kali lampiran-lampiran yang tersedia di unduh oleh pemustaka.

Sesi Tanya Jawab

  1. Septiani Rosyidah

Pertanyaan      : Apakah bisa dishare contoh format txt nya?

Jawab              : Untuk memudahkan kegiatan inventarisasi, siapkan file yang berisi nomor eksemplar yang ingin dimasukan dalam kegiatan inventarisasi. Adapun cara untuk membuat format txt dibuat saja menggunakan notepad karena formatnya langsung ke txt. Kemudian jika sudah, langsung upload file tersebut ke bagian menu unggah inventarisasi, dan akan muncul notifikasi unggahan berhasil dan jumlah berapa eksemplar yang sudah terbaca oleh sistem. 

  • Paryati

Pertanyaan      : Mulai tahun 2004-2021 apakah semua buku didata masuk slims dan kemudian di beri keterangan buku rusak atau hilang di bagian Bibliography atau bagaimana sarannya?

Jawab              : Kalau untuk menemukan buku yang hilang bisa diganti saja status buku nya ke bagian menu bibliografi terlebih dahulu, kemudian ke menu data koleksi dan klik sunting, pilih menu status eksemplar menjadi missing.

  • Vanya

Pertanyaan      : Bisa dijelaskan lagi kenapa pilihan hapus data eksemplar yg hilang lebih baik gak di ceklis? Dan untuk unggah inventarisasi di versi sebelumnya sdh bisa blm? boleh lihat contoh berkasnya?

Jawab              : Halo kak, ini dilakukan karena semisal nanti setelah melakukan stock opname, dan kita menemukan buku yang hilang, maka kita masih menyimpan data bibliografinya dan tidak perlu untuk input ulang lagi. Tetapi ini kebijakan masing2 saja ya, semisal memang ingin dihapus tidak apa2, namun nanti ketika setelah selesai stock opname, lalu menemukan bukunya yg hilang, maka mau tidak mau kita harus input lagi data bibliografinya.

  • SMAN 1 Cicurug

Pertanyaan      : Bagaimana caranya merinci statistik pengunjung dan laporan denda apakah ada pengaturan terlebih dahulu soalnya tadi saya sambil praktek  slims saya di klik ga bisa muncul rinciannya seperti mas harus saya pakai sama slims 9

Jawab              : Ke bagian statistik pengunjung perhari untuk lebih detail nya. Kalau laporan denda tidak ada grafik atau statistiknya, hanya berupa tabel yang menampilkan nama pemustaka, jumlah denda yang harus dibayarkan saja. Untuk lebih detailnya bisa dilihat di menu sirkulasi untuk setiap pemustaka denda nya berapa. Kalau rincian tampilannya tidak muncul itu karena statsitik pengunjungnya masih belum terisi, artinya menu visitor nya masih kosong.

  • Dharma Prasetyawan

Pertanyaan      : Mau tanya mas, misalkan pd saat stock opname, ada koleksi yg sedang di pinjam apakah status item tsb akan di anggap missing

Jawab              : Otomatis missing karena data nya tidak kita masukan dalam proses inventarisasi. Kalau bukunya sedang dipinjam akan masuk ke daftar pelaporan peminjaman. Ketika sedang melakukan stock opname tidak ada transaksi dulu karena memang dikhususkan untuk buku yang tersedia di dalam rak saja.

  • Ninis

Pertanyaan      : Apakah perbedaan antara slims akasia dengan slims Bulian?

Jawab              : Pada intinya developer membuat slims 9 untuk mempermudah kita sebagai pustakawan. Seperti plug in/fitur2 yang ditambahkan dalam slims 9 bulian jadi lebih menarik pelaporan dan statistiknya.

  • Eva

Pertanyaan      : Menu disistem apa aja fungsinya? Pertanyaan kedua apakah ketika stock opname haru pegang bukunya di tangan kita? 

Jawab              : Untuk menu sistem penjelasan bisa di baca di sini manual slims https://s.id/DokumentasiSLiMS9. Jawaban pertanyaan ke 2, ya perlu untuk di pegang.stock opname bertujuan untuk menyamakan koleksi yang ada di sistem dengan buku yang ada di rak.

  • Deviana Safitri           

Pertanyaan                  : Bila perpustakaan memiliki koleksi buku yang banyak apakah ada cara mudah untuk menginputnya langsung banyak atau harus satu-satu seperti tadi ya? Terimakasih

Jawab                          : Memang harus satu-satu, karena wujud deskripsi dari setiap koleksi pasti beda-beda.

Selengkapnya dapat dilihat pada rekaman Sinau 30 Desember https://youtu.be/gltvmxxnE_8

Sampai jumpa pada Sinau berikutnya